Management Assistant

Voor de verdere uitbouw van onze organisatie zijn wij op zoek naar een proactieve Management Assistant die het managementteam ondersteunt én het administratieve hart vormt van onze KMO. Je komt terecht in een boeiende, veelzijdige functie waarbij je verantwoordelijk bent voor zowel managementondersteuning als algemene administratie binnen de ondernemingen van Groep Vossen.

Jouw takenpakket

1. Managementondersteuning

Je bent de rechterhand van het management en zorgt voor structuur, overzicht en een vlotte dagelijkse werking.

• Inplannen van afspraken en beheer van de agenda van directieleden
• Bijwonen van vergaderingen en het opmaken van notities en actiepunten
• Voorbereiden van vergaderstukken, rapporteringen en presentaties
• Beantwoorden van telefoongesprekken en opvolging van e-mails
• Overzicht bewaren over lopende activiteiten en ondersteuning bij planning en deadlines
• Tijdig treffen van voorbereidingen voor beslissingen of strategische overlegmomenten
• Ondersteuning bij HR-taken zoals loonsberekening en evaluatiegesprekken
• Fungeren als aanspreekpunt tussen management en interne teams
• Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie

2. Algemene administratieve ondersteuning

In een KMO-omgeving is veelzijdigheid essentieel. Je beheert het administratieve luik voor de verschillende ondernemingen binnen Groep Vossen.

• Verwerking van binnenkomende en uitgaande post en e-mails
• Opmaak en opvolging van offertes, bestelbonnen en facturen
• Klassement en beheer van het digitale archief
• Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden
• Administratieve ondersteuning bij boekhouding en personeelsadministratie
• Voorbereiden van documenten voor externe partners (boekhouder, sociaal secretariaat, leveranciers)
• Opvolging van leverancierscontracten, klantenadministratie en algemene documentatie
• Behandelen van intercompany transacties van de ondernemingen van Groep Vossen
• Verbeteringen aankaarten in het ERP-systeem dat gebruikt wordt binnen de ondernemingen
• Meedenken over de optimalisatie van administratieve processen

3. Projectplanning en ondersteuning van techniekers

Samen met de projectmanagers ben je verantwoordelijk voor het efficiënt inplannen van projecten en het coördineren van de techniekers van WICE, een partneronderneming binnen Groep Vossen die gespecialiseerd is in ICT-infrastructuuroplossingen.

• Afstemmen met projectmanagers over de planning en voortgang van projecten
• Inplannen van techniekers voor installatie- en onderhoudswerkzaamheden
• Bewaken van deadlines en zorgen voor een optimale inzet van personeel
• Communiceren met klanten over de planning en eventuele wijzigingen
• Ondersteunen bij het opstellen en opvolgen van projectdocumentatie

Een veelzijdige functie met impact

We beseffen dat dit een uitdagende functie is met een breed en gevarieerd takenpakket. Net die variatie maakt deze job boeiend en leerrijk. Of je nu pas afgestudeerd bent of al enkele jaren ervaring hebt: wij staan open voor kandidaten met een frisse blik of met een rugzak vol praktijkervaring.

Het lijkt misschien veel, maar je staat er zeker niet alleen voor. Je krijgt de nodige ondersteuning en een goede coaching om je snel thuis te voelen in onze werking. We verwachten wel dat je beschikt over een relevant diploma of enige ervaring in een gelijkaardige functie, zodat je met vertrouwen en groeipotentieel kan starten.